Зменшенню втрат зерна під час зберігання сприяє добре поставлений облік. Мета кількісно-якісного обліку полягає в тому, щоб з’ясувати закономірності втрат, які виникають при перевезенні, зберіганні і переробці зерна, сировини та продукції.
Обліковують не тільки фізичну масу зерна та інші види сировини, а й показники якості — вологість та наявність смітних домішок, кількість яких прямо впливає на збільшення або зменшення маси зерна. Зниження вологи і кількості смітних домішок при обробці та зберіганні зерна в результаті видалення вологи, переходу смітних домішок у відходи сприяє поліпшенню якості та зменшенню фізичної маси зерна.
Підвищення вологості внаслідок поглинання вологи зерном призводить до погіршення його якості та збільшення фізичної маси залишків. Збільшення кількості домішок у зерні внаслідок потрапляння зерен інших культур також призводить до погіршення якості насіння та появи залишків. Отже, закономірності зміни зернової маси під час зберігання зерна визначають як за кількісними, так і за якісними показниками.
Матеріально відповідальні особи всі операції з приймання, обробки, переміщення та відпускання зернових продуктів оформляють відповідними первинними документами, на основі яких щодня визначають, скільки за день надійшло і скільки було відпущено зернових продуктів. За цими даними складають складську звітність ф. № 37, де по кожному виду зернових продуктів зазначають: залишок на початок дня, надходження за день, витрати за день і залишок на кінець дня. Надходження і витрати за день визначають за первинними документами, а залишок на кінець дня розраховують так: до залишку на початок дня додають надходження і відраховують витрати.
Складські звіти по окремих видах зернових культур проводять тільки щодо культур і зерносховищ, які перебувають у віданні однієї матеріально відповідальної особи.
Разом з первинними документами звіти щодня здають до бухгалтерії. Тут на кожну
партію зерна заводять особовий рахунок у книзі кількісно-якісного обліку ф. № 36, де фіксують дані про його масу та якість (вологість, вміст смітних домішок). Дані про надходження і витрати зерна записують у книгах щодня на основі відповідних документів.
У кожному документі на надходження і витрати зерна вказують масу його в кілограмах, вологість та кількість смітних домішок у процентах (з точністю до 0,1 %). За даними документів про якість та кількість зерна записують масу, помножену на процент вологості або процент смітної домішки (кілограмо-проценти за вологістю і кілограмо-проценти за смітними домішками). Кілограмо-проценти обчислюють для визначення середньозваженої якості надходження зерна та його витрат за вологістю і смітними домішками за певний період (суму кілограмо-процентів ділять на загальну масу зерна за той самий період). Середньозважену якість визначають з точністю до 0,01 %.
Щодня в кожному особовому рахунку зазначають залишок зерна на кінець дня. Його обчислюють так: до попереднього залишку додають надходження за день і вираховують витрати. Залишок на кінець дня повинен дорівнювати залишку за складським звітом на цю саму дату. Однак після сушіння зерна залишки будуть неоднаковими, оскільки втрати маси під час сушіння в складському обліку умовно списують з маси партії зерна, а в кількісно-якісному обліку не списують, а тільки показують на кінець дня в колонці (поряд із залишком). В цьому випадку залишок на кінець дня в книзі ф. № 36 буде більшим, ніж у ф. № 37, на величину маси усушки. Бухгалтер з кількісно-якісного обліку при визначенні залишків у книзі ф. № 36 звіряє їх із залишками складського обліку ф. № 37. Матеріально відповідальна особа щодня звіряє залишки. Зіставлення даних складського і кількісно-якісного обліку, які ведуть матеріально відповідальна особа і бухгалтерія, є засобом контролю за обліком.
При інвентаризації зернових продуктів, а також після повного використання окремих партій зерна або при наявності невеликого залишку (на механізованих підприємствах — менше 200 т, на неме-ханізованих — менше 70 т, а для сортових партій насіння при залишку менше 1 0 т) проводять зачищення зерносховища на основі даних кількісно-якісного обліку. Якщо партія зерна, що зачищається, має залишок, то його переважують, визначають якість, списують з особового рахунка і записують на новий рахунок.
Під час інвентаризації або зачищення виводять підсумок за кількістю та якістю за весь період з початку завантажування або від минулої інвентаризації даної партії чи культури, розраховують середній строк зберігання зерна і визначають допустиму норму природних втрат, середньозважену якість за весь період, зіставляють вологість і кількість смітних домішок за прибутками й витратами. При цьому визначають результати зміни якості, які беруть до уваги при зіставленні та розгляді актів зачищення зерна ф. № 30.
На основі акта зачищення встановлюють, наскільки недостача чи залишки виправдані зміною якості, а також нормами природних втрат при зберіганні, які встановлені у зв’язку з фізіологічними та механічними втратами зерна, і виявляють невиправдану недостачу або залишки.
В особовому рахунку книги ф. № 36 масу залишку записують у прибуток, а масу недостачі — у витрати. Особовий рахунок бухгалтерія закриває тільки після затвердження акта зачищення.
Норми природних втрат зерна при зберіганні. Якісні показники сухого, чистого, незараженого шкідниками та охолодженого зерна майже не змінюються і втрати його мінімальні. Розрізняють дійсні та уявні втрати зерна, виявлені на хлібоприймальних підприємствах під час інвентаризацій і зачищень зерносховищ. Уявні втрати зумовлені помилками у визначенні маси та якості зерна під час його приймання та витрачання.
Дійсні втрати поділяють на природні (нормативні) і наднормативні. Вони можуть бути зумовлені недоліками в організації й технології проведення операцій із зерном. За своєю природою дійсні втрати бувають механічними і біологічними.
Механічні втрати зерна під час його зберігання полягають виключно в його розпиленні. Ці втрати виникають внаслідок видалення із зернової маси при її переміщеннях, очищенні і сушінні найдрібніших частинок, які не можуть затримуватися звичайними фільтрами, а також можуть втрачатися через відкриті прорізи.
Обґрунтованість втрат (Вр, %) маси сухого і чистого зерна внаслідок розпилення при проведенні технологічних і транспортних операцій на підприємствах визначають, зіставляючи показники щодо смітних домішок за надходженням та витратами.
Для зменшення механічних втрат і травмування зерна кількість переміщень його зводять до мінімуму, регулюють роботу зерноочисних машин і транспортних механізмів так, щоб травмування зерна було мінімальним, що сприятиме скороченню втрат в результаті зменшення розпилення.
Біологічні втрати зумовлюються фізіолого-біохімічними властивостями зернової маси. В нормативних умовах зберігання відбувається природний процес розкладання речовин, пов’язаний з диханням зерна. Втрати сухої речовини в результаті дихання зерна називають природними. Величина біологічних втрат залежить також від вологості зерна. Якщо зерно має підвищену вологість і засмічене, воно легко пошкоджується плісеневими грибами, тому його зберігають при вищій температурі повітря, оскільки виникає небезпека великих втрат.
Визначення природних втрат сухого і чистого зерна при тривалому зберіганні у виробничих умовах дало змогу вивести середні їх величини. Діючі норми природних втрат зерна при зберіганні на підприємствах диференційовані для культур, типів зерносховищ залежно від умов і строків зберігання і не повинні перевищувати максимально допустимі норми.
При зберіганні зерна і насіння олійних культур до 3 міс норми природних втрат визначають за фактичною кількістю днів зберігання, а при зберіганні до 6 міс або до року — за фактичною кількістю місяців зберігання.